Migracja e-commerce i automatyzacja procesów B2B dla lidera OZE: Case Study Energynat

O Kliencie

Grupa Energynat to jeden z najszybciej rozwijających się podmiotów w polskiej branży odnawialnych źródeł energii (OZE). Firma pełni rolę czołowego dystrybutora, dostarczając rocznie setki MW komponentów do instalacji fotowoltaicznych na rynek polski i zagraniczny. Energynat wyróżnia się modelem biznesowym, który integruje wszystkie elementy kompletnego łańcucha energetycznego opartego o OZE -od dostaw urządzeń po zaawansowane rozwiązania systemowe.

Kontekst i wyzwanie

Projekt polegał na kompleksowej migracji dotychczasowego sklepu B2B opartego na oprogramowaniu Comarch do nowoczesnego środowiska PrestaShop 8. Decyzja o zmianie silnika e-commerce wynikała bezpośrednio z ograniczeń technologicznych poprzedniego systemu, które blokowały skalowalność i elastyczność procesów sprzedażowych grupy.

Największym wyzwaniem była konieczność zbudowania zaawansowanego ekosystemu, który zintegrowałby nową platformę z jedynym zachowanym elementem starej infrastruktury - systemem Comarch ERP Optima. Wymagało to stworzenia indywidualnej szyny danych zdolnej do obsługi:

  • Specyficznych jednostek rozliczeniowych branży OZE (watopiki).
  • Złożonej logistyki opartej na imporcie z Azji i wielu magazynach krajowych.
  • Rygorystycznych wymogów bezpieczeństwa i autoryzacji dla klientów korporacyjnych.

Cele projektu

  • Pełna automatyzacja wymiany danych: stworzenie środowiska, w którym PrestaShop staje się integralnym przedłużeniem systemu księgowo-magazynowego ERP Optima.
  • Optymalizacja logistyki "in-transit": wdrożenie narzędzi pozwalających na sprzedaż i rezerwację towarów znajdujących się jeszcze w transporcie morskim.
  • Poprawa UX i Onboardingu B2B: skrócenie czasu rejestracji kontrahentów przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiej jakości danych fakturowych.
  • Skalowalność struktur klientów: umożliwienie dużym hurtowniom sprawnego zarządzania oddziałami i limitami kredytowymi wewnątrz platformy.

Zakres prac i funkcjonalności

1. Zaawansowany Integrator ERP Comarch Optima

Integracja z systemem ERP stanowiła fundament transformacji, umożliwiając bezobsługowy przepływ informacji na każdym etapie ścieżki zakupowej:

Zarządzanie Katalogiem (ERP → Sklep):

  • Import Struktur: System automatycznie pobiera z Optimy pełne drzewo kategorii, listę producentów oraz szczegółowe kartoteki produktów.
  • Selektywna Synchronizacja: Do sklepu trafiają wyłącznie produkty oznaczone w ERP atrybutem „PRESTA”, co pozwala na precyzyjną kontrolę oferty online.
  • Obsługa „Watopików” (Wp): Unikalny mechanizm automatycznie wylicza cenę „watopik” na podstawie ceny jednostkowej i mocy produktu pobranej z ERP (np. Cena / 490W).
  • Stany Magazynowe: Synchronizacja zasobów odbywa się co 15 minut, sumując dostępne ilości ze wszystkich wskazanych magazynów.

Automatyzacja Procesu Zamówień (Sklep → ERP):

  • Eksport Zamówień: Każde zamówienie jest przesyłane do Optimy jako dokument typu RO (Rezerwacja Odbiorcy) o kodzie 308.
  • Mapowanie Kontrahentów: System weryfikuje klienta po numerze NIP. Jeśli podmiot istnieje w bazie ERP, zamówienie jest do niego przypisywane; w przeciwnym razie tworzona jest nowa kartoteka.
  • Logika Rabatowa: Do ERP przesyłane są ceny produktów już po uwzględnieniu rabatów z PrestaShop, co zapewnia pełną zgodność wartości faktury z zamówieniem w sklepie.

Pętla Zwrotna i Obieg Dokumentów (ERP → Sklep):

  • Statusy i Śledzenie: Po wygenerowaniu dokumentu wydania (WZ) i nadaniu numeru przesyłki w Optimie, informacja ta trafia zwrotnie do sklepu, automatycznie powiadamiając klienta o wysyłce.
  • Faktury PDF: System monitoruje faktury sprzedaży (FS) w ERP i po ich wystawieniu udostępnia dokument PDF w panelu klienta na platformie B2B.

Wyzwania Techniczne i Rozwiązania:

  • Bezpieczeństwo Sieciowe: Skonfigurowano precyzyjne reguły firewalla i firmowy VPN, umożliwiając bezpieczną komunikację z REST API (Elte-S) przy stałych adresach IP.
  • Zarządzanie Licencjami: Rozwiązano problem limitów Comarch poprzez wdrożenie dedykowanej licencji dla API, co zapobiegło blokowaniu stanowisk pracy personelu.
  • Niestandardowe Pola: Naprawiono brak synchronizacji opisów dedykowanych dla e-sklepu (znajdujących się w Optimie w innych polach niż standardowe), wprowadzając mechanizm precyzyjnego mapowania sekcji danych.
2. Zaawansowane zarządzanie sprzedażą B2B
  • Mechanizm deklaracji sprzedaży: wybór jednostek logistycznych (sztuki, palety, kontenery) z dynamicznym przelicznikiem ilości.
  • System subkont i uprawnień: funkcjonalność zapraszania pracowników oddziałów, nadawania im limitów wydatków (np. do 100 tys. zł) i procedur akceptacji zamówień przez administratora.
  • Opiekun Klienta 360°: widget personalizujący relacje, wyświetlający dane kontaktowe dedykowanego handlowca dla każdego zalogowanego podmiotu.
3. Automatyzacja rejestracji (Integracja GUS)
  • Modyfikacja onboardingu pozwalająca na błyskawiczne pobieranie danych firmy bezpośrednio z bazy GUS po numerze NIP.
  • Wprowadzenie ankiety segmentacyjnej podczas rejestracji, która automatycznie przypisuje klienta do odpowiedniej grupy rabatowej (Instalator, Hurtownia).

Rozwiązania unikalne

Innowacja: Rezerwacja towarów w drodze (Integracja Monday.com)

Unikalna funkcjonalność stanowiąca kluczowy atut platformy Energynat, umożliwiająca sprzedaż produktów, które fizycznie znajdują się jeszcze w transporcie morskim od producenta.

  • Mechanizm Integracji: System zintegrowano z platformą logistyczną Monday.com za pomocą Webhooków. Pozwala to na automatyczną synchronizację danych o nadchodzących dostawach bez obciążania limitów API.
  • Zakres danych: Sklep pobiera kluczowe informacje, takie jak kod CN produktu (mapowany z kodami w ERP), planowaną datę dostawy (ETA B2B) oraz dokładną liczbę sztuk w transporcie.
  • Inteligentna agregacja: W przypadku, gdy ten sam produkt znajduje się w kilku nadchodzących transportach, mechanizm automatycznie sumuje dostępne ilości i wyświetla datę ostatniej dostawy jako najbezpieczniejszy termin dla klienta.
  • Logika sprzedażowa B2B: Dla towarów o statusie „W drodze” system blokuje standardowy przycisk „Dodaj do koszyka” oraz ukrywa ceny. Zamiast tego pojawia się dedykowana akcja „Zapytaj o ofertę na towar w drodze”.
  • Workflow handlowy: Proces inicjuje ścieżkę ofertowania, w której handlowiec indywidualnie wycenia produkt w drodze. Po akceptacji przez klienta, zamówienie jest finalizowane przez pracownika w panelu administracyjnym sklepu i przesyłane do systemu ERP.
Inteligentna Logistyka i Click & Collect

Zarządzanie siecią 25 magazynów z poziomu e-commerce. System odpytuje ERP o stany w konkretnych punktach (Stryków, Warszawa, Gdańsk) i precyzyjnie informuje o lokalizacji odbioru osobistego dla każdej kategorii produktów. Po przekroczeniu wagi 1800 kg, platforma automatycznie blokuje standardowy transport, wymuszając indywidualną wycenę logistyczną i płatność przelewem.

Rezultaty

  • Pełna eliminacja barier technologicznych: migracja umożliwiła wdrożenie ponad 15 modułów specyficznych dla OZE, których implementacja w systemie Comarch była niemożliwa.
  • Synchronizacja "Real-Time": 15-minutowe interwały aktualizacji stanów i cen wyeliminowały błędy "oversellingu".
  • Bezobsługowy przepływ informacji: cały proces - od importu produktu, przez zakup, aż po udostępnienie faktury – odbywa się bez udziału człowieka w warstwie danych.
  • Przewaga rynkowa: funkcja rezerwacji towaru w drodze stała się głównym atutem platformy, optymalizując rotację zapasów jeszcze przed ich dotarciem do magazynu.

Timeline i technologia

  • Czas realizacji: kwiecień 2025 r. - grudzień 2025 r.
  • Platforma: PrestaShop 8.2.
  • ERP: Comarch ERP Optima (indywidualna integracja REST API).
  • Pozostałe: Monday.com (webhooki), API GUS, Symfony Grid (zarządzanie sliderami), wzorzec OWASP (bezpieczeństwo tokenów).